Selasa, 03 November 2009

klasifikasi kearsipan

KLASIFIKASI DAN INDEKS KEARSIPAN

KLASIFIKASI

Klasifikasi kearsipann asal kata dari Inggris Classification, adalah pengelompokan surat/naskah secara logis dan sistematis berdasrkan sistem tertentu. Jadi dalam pengelompokan atau penggolongan arsip/naskah dinas harus ada acuan atau poatokan yang dianut, yaitu suatu yang sistem yang ditentukan oleh pimpinan organisasi/instansi yang bersangkutan. Hal ini penting agar ada keteraruran dan kepastian.

Klasifikasi ARASIP merupakan salah satu cara dalam penataan berkas.

a. Tujuan dan Kegunaan ARSIP adalah;

· Tujuan dan kegunaan klasifikasi ARSIP yang urusan /m,aslahnya sama ke dalam satu berkas.

· Untuk mengatur arsip secara logis dan sistematis

· Untuk mempermudah penyimpanan dan penemuan kembali ARSIP sehinnga dapat dicapai efisiensi kerja.

b. Manfaat Klasifikasi

· Untuk melengkapi fakta dan deskripsi fakta dan deskripsi, mengklasifikasi informasi serta identifikasi subjek.

· Untuk dapat mensurvey seluruh ARSIP yang dimilikinya.

· Untuk mengingat bahwa seluruh arsip yang seharusnya dimiliki tetapi tetrdapat dalam file.

· Melalui studi suatu sistem klasifikasi para arsiparis akan menentukan bagan/pola klasifikasi.

1. TEORI/SISTEM KLASIFIKASI.

Didalam ilmu kepustakaan (drs. Engking Mulyana, Royani MLS 1987:54 dst)terdapat teori klasikasi antara lain;

a) Dewey Decimal Classification (D.D.C) adalah klasifikasi yang diciptakan oleh Dewey (Melvile Louis Kesseth Dewey) yang dirumuskan melalui pores desimal dengan menentukan symbol 0-9 yang dapat diperinci lagi pada dasr yang sama hampir tidak terbatas, prestasi Dewey lainnya adalah menciptakan “indeks Relatif” sebagai jawaban pemecahan materi yang berbeda beda yang terdapat dalam tabel.

b) Universal Decimal Classification (U.D.C) adalah klasifikasi yang diciptakan oleh Poul Otlet dan Henri La Fotein,merupakan perluasan dari DDC yang kemudian mendapt dukungan dari Internationak Comperence Bibliografhies.

c) Library of Congress Clasification (L.C.C) yang didirikan tahun 1800 ialah didasrkan pada ukuran menurut folio, kwrto, oktova dan sebagainya dibagi menurut nomor masukanya

Metode ini kemudian diperbaiki yaitu karya karaya diklasir dalam kategori 18 subjek berdasarkan Sistem Variasi Barcon d’alembert yang dipakai oleh Benjamin Franklin pada Library Company of Philadelphia.

Kemudian jefferson mengkatalog dan mengklasir sendiri, sistemya tetrdiri dari44 kelas utama dan divisi berdasrkan modifikasi d’alembert dari pembagian ilmu Pengetahuan oleh Bacon dan Advancement of Learning, dari De Augusmentis Scientarium katalognya, diterbitkan pada tahun 1815 dan sistem Jefferson dalam beberapa modifikasi dipakai oleh Library of Congress sampai akhir abad 19.

Moh. Nazir,Ph.D dalam bukunya Metoda Penelitian (1988:113-115), menguraikan lebih lanjut sebagi berikut:

Library of Congres Clasification (L.C.C) pada klasifikasi dengan menngunakan Sysstem Library of Congress, klasifikasi besar (utama)dinyatakan dengan huruf, sedangkan klasifikasi dibawahnya (sekunder) juga dengan huruf ddan dibawahkan lagi (tersier) dinyatakan dalam angka. Dalam sistem klasifikasi dan ilmu pengetahuan dibagi atas 20 golongan besar yang simbonya ditentukan dengan huruf, kemudian tiap golongan ini dibagi ats golongan lagi, dan dinyatakan dengan huruf lagi, pembagian di bawahnya dinyatakan dengan angka, dengan demikian angka kode pada buku terdiri dari huruf dan angka tersebut dimuat dalam kartu katalog, yang ada pada perpustakaan tersebut.

2. DASAR DASAR PEMBUATAN BAGAN/POLA KALSIFIKASI

D I dalam pengklasifikasian Kearsipan aspek yang harus dipertimbangakan adalah uynsur unsur;

a) Unsur Fungsi, yaitu fungsi fungsi atau tindakan tindakan (action) dari urusan urusan yang menciptakan arsip yang bersangkutan.

b) Unsur Struktur Organisasi, yaitu unit unit atau bagian bagian dadri organisasi yang menghasilakan arsip arsip tentang kegiatan kegiatan urusannya.

c) Unsur maslah/ persoalan (subjek matter) yakni masalah yang merupakan urusan atau kepentingan yang terkandung didalam arsip arsip yang bersangkutan.

a. Unsur Tindakan / Fungsi

Arsip merupakan hasil dari tindakan dengan demikian arsip merupakan bagian dari tindakan tersebut. Tindakan mengandung segi segi fungsi kegiatan dan transaksi. Fungsi meliputi segala tanggung jawab yang dibebankan kepada organisasi untuk menyelenggarakan pekerjaan serta melaksankan pencapain tujuan tujuan itu.

Fungsi organisasi dapat diperinci menjadi sejumlahkegiatan yang dimaksud kegiatan ialah sekelompok tindakan tindakan dalam melaksankan suatu fungsi tetentu; sedangkan kegiatan pun dapat diperinci menjadi sejumlah transaksi tertentu.

Untuk melaksankan fungsi fungsi pokok kegiatan ialah kegiatan subtantif yang merupakan pokok yang lebih bersifat operasionilnyata dan kegiatan fasilitatif yang merupakan bantuann bersifat melengkapi untuk mempermudah dan memperlancar pelaksanaan pekerjaan.

Kegiatan subtantif menyangkut pekerjaan pekerjaan yang teknis profesional. Kegiatan subtantif inilah yang menujukan perbedaan antar instansi lainnya sebab tidak ada dua atau lebih yang mempunyi kegiatan subtantif yang sama.

Sebagi contoh; tidak ada Departemen lainkecuali Dep[artemen Keuangan yang mengemban kegiatan subtantif bidang keuangan negara. Adanya kegiatan kegiatan subtantif yang berbeda dari satu intansi lainnya yang tercemin pula di dalam penyusunan pola klasifikasi, maka untuk kegiatan kegiatan subtantif itu tidak akank terdapatkan klasifikasi yang sama.

Kegiatan fasilitatif menyangkut bidang management urusan dalam (intern) organisasi. Kegiatan fasilitatif ini terdapat dan berlaku di segala organisasi. Semua organisasi umumnya mempunyai kegiatan fasiltatif yang serupa, meskipun dalam pelaksanaanya mungkin dapat berbeda beda caranya. Misalnya kegiatan di bidang kepegawaian, keuangan, perlenglapan dan lain lain. Adanya persamaan kegiatan kegiatan di bidang bidang ini tercemin pula di dalam klasifikasi, sehingga karena itu klasifikasinya dapat dibuat secara seragam.

Dalam melaksankan penyelenggaraan kegiatan kegiatan baik subtantif maupun fasiitattif, akan selalu terjadi adanya dua sifat trasnsaksi. Transaksi yang bersifat operasional (pelaksanaan kerja) dan transaksi policy yang menentukan arah dan haluan yang harus dituruti oleh tindakan tindakan yang dilakukannya. Suatu policy dapat mengatur transaksi yang terbatas pada bagian bagian tertentu dari organisasi bersangkutan.

Sedang, transaksi transaksi operasional adalah masing masing transaksi tertentu (indivudual transaction) yang dilakukan berdasrkan policy yang sudah ditetapkan.

Secara terperinci transaksi transaksi akan banyak menyangkut orang orang, dan juga tidak sedikit yang menyangkut badan usaha, lembaga, atau unit unit pemerintah, organisasi swasta dan lain lain. Juga banyak transaksi tr ansaksi yang menyakut negar, wilayah, daerah, kota atau temapt tempat dan lain lain. Sudah barang tentu tempat tempat ini dapat diwakili oleh badan badan atau organisasi organisasi baik pemerintah ataupun swasta setempat yang berkepentingan. Transaksi transaksi yang tidak nenyangkut urusan uryusan atau kepentingan kepentingan dan masalah masalah seperti misalnya, fakta fakta, gagasan, masalah yang menyangkut kepentingan organisasi yang bersangkutan.

b. Unsur Struktur Organisasi

Organisasi dibentuk untuk mencapai tujuan tujuan tertentu dengan melaksankan fungsiu fungsi tertentu pula. Organisasi disiapkan/ dibentuk untuk mengemban fungsi atau adanya sesuatu fungsi tertentu yang harus dilaksankan. Bahkan sering organisasi sehingga dapat diperinci menjadi beberapa unit yang merupakan kesatuan kesatuan kerja berupa kantor kantor tersebut menyelenggarakan pelaksanaan baik urusan staf ataupun urusan operasional (Staff and Line Office.

Dalam urusan staff arsip menyangkut maslah masalah kebijakan , keputusan, prosedur hukum, fiskal, kepegawaian, ketatausahaan (kegiatan fasilitatip). Dalam urusan urusan operasionil (line)arsip arsip menyangkut pelaksanaan pekerjaan yang sebenarnya. Didalam organisasiyang besar, lazimnya pemerintah, kantor/ urusan line ini disusun dalam suatu pola struktur hirarkis. Susunan bagian paling atas menyangkut bidang pengawasan dan managemen. Susunan bagian bagian yang lebih bawah menyangkut masalah masalah operasional yang lebih terperinci, bahkan sering pula sampai pekerjaan pekerjaan haria. (rutin).

Klasifikasi arsip menurut stuktur organisasi mendasrkan penggolongan arsip atas kesatuan –kesatuan unit kerja didalam organisasi yang bersangkutan. Pada umumnya sistem klasifikasi disebut klasifikasi organisasionil. Penyusunan klasifiksai didasarkan organisasi ini dapat menimbulkan berbagai problem jika diterapkan kepada suatu organisasi yang belum mantap dan pasti. Karena jika terjadi perubahan struktur arsip arsip bisa lalu terlantar, dan selain itu terdapat pola klasifikasinya pun perlu perubahan perubahan. Oleh karena itu penyusun klasifikasi arsip yang didasrkan struktur organisasi semata mata tidak dianjurkan. Meskipun demikian didalm penyusunan pola klasifikasi unsur unsur struktur organisasi perlu diperhatikan pula. Dalam arti bahwa struktur organisasi merupakan salah satu unsur penujang didalam penyusunan pola klasifikasi arsip.

INDEKS

Indeks berasal dari kata idicator yang artinya pettunjuk atau tanda pengenal dari naskah dinas (ARSIP), maksudnya sarana penataan arsip dengan cara mengidentifikasi arsip melaluui penujuk suatu kata dari isi naskah (surat/ARSIP)tersebut atau untuk membedakkan ARSIP yang satu dengan yang lainnya dalam suatu berkas (file).

Indeks mempunyai pengertian, pertama sebagai alat untuk menujukan isi masalah (topik) perihal suatu dikumen atau sekelompok dokumen (berkas).

Kedua, merupoakan kegiatan membuat/ membentuk petujuk petunjuk keterangan, isi masalah (topik), perihal dalam satu atau sekelompok dokumen serta penyusunannya secara sistematis, pada umumnya berbentuk daftar.

1. Guna Indeks

a. Sarana penataan atau penyimpanan ARSIP, dengan cara mengidentifikasi ARSIP melalui penunjuk suatu tanda pengenal.

b. Alat untuk menggabungkan ARSIP yang sama urusanya ke dalam suatu berkas/filling system.

2. Fungsi Indeks

Alat untuk membedakan dokumen yang satu dan yang lainnya dalam suatu berkas atau alat untuk membedakan berkas yang satu dengan yang lainnya dalam satu rak lemari.

3. Pengertian Berkas

Merupakan suatu kesatuan ARSIP yaitu beberapa dokumen yang dijadikan satu file baik karena kesamaan masalah, kesamaan urusan atau kesamaan bentuk naskah.

4. Jenis Indeks

a. Indeks dokumen yaitu tanda pengenal dokumen (surat/naskah) tujuannya untuk membedakan dokumen yang satu dari dokumen yang lainnya dalam satu berkas (folder).

b. Indeks berkas (title) yaitu untuk membedakan berkas yang satu dari berkas yang lainnya dalam satu tempat penyimpanan (judul folder yang ditempatkan pada table folder).

5. Syarat –Syarat indeks

a. Singkat, jelas, mudah diingat, mudah diucaokan dan mudah dimengerti.

b. Sebaiknya tidak lebih dari tiga kata.

c. Harus kata benda atau kata yang memberikan pengertian kebendaan.

d. Harus benar benar berasl dari ARSIP ( isi naskah)

e. Kata pengenal pertama dari indeks harus mencerminkan pokok pengertian dari ARSIP yang bersangkutan.

Indeks berkas (title) sebagai tanda pengenal berkas aturan aturan dan syarat syaratnya tidak berbeda dengan cara megindeks dokumen dengan tambahan syarat harus memcerminkan atau mewakili seluruh dokumen yang ada pada folder tersebut.

2 komentar:

  1. Kearsipan memang lebih penting untuk melengkapi kelengkapan administrasi

    BalasHapus